Teknologia kehittyy kovaa vauhtia. Järjestelmiä ja sovelluksia on tarjolla jatkuvasti enemmän ja enemmän. Keskeinen pullonkaula onkin ihmisen kyky omaksua järjestelmiä, käyttää niitä oikein ja hyödyntää niiden dataa päätöksenteossa. Mikäli hienon järjestelmän käyttöaste on matala on sen arvontuotanto myös matala, pahimmillaan negatiivinen. Lisenssi- ja ylläpitokustannukset on maksettava, riippumatta järjestelmän datan tasosta tai käyttäjien kyvystä käyttää järjestelmää.
Yleisenä lääkkeenä järjestelmien käyttöasteen kehittämiseen pidetään koulutusta. Laaja koulutus kaikille ja sitten odotetaan muutosta, jota ei koskaan tapahdu.
Ratkaisu järjestelmien käyttöasteen kehittämiseen ja arvontuotannon lisäämiseen on kokonaisvaltainen tarkastelu, johon tutustutaan Tobias Mehnertin tarjoilemassa Perjantaipresiksessä 15.9.2023.
Kokonaisvaltaiseen järjestelmän käyttöasteen parantamiseen liittyy ainakin seuraavat ulottuvuudet:
- Tarkoitus - mikä on järjestelmän tarkoitus? Kuinka se luo arvoa liiketoiminnalle? Onko järjestelmä enää tarpeellinen? Mikä data järjestelmässä on oltava kunnossa, jotta se tuo toivottua hyötyä? Millä mallilla järjestelmän käyttöaste on tällä hetkellä?
- Prosessit ja roolit – missä vaiheessa liiketoiminnan prosesseja järjestelmään syötetään tietoa? Kuka vastaa tiedon syöttämisestä? Kuka hyödyntää tietoa päätöksenteossaan? Missä asioissa järjestelmän dataa tarvitaan?
- Osaamisen varmistaminen – kun järjestelmän keskeinen olemassaolon oikeutus ja roolit on määritetty hyvin, päästään kehittämään järjestelmän käyttäjien osaamista roolipohjaisesti
- Mittaaminen – kuinka mitataan järjestelmän käyttöasteen kehittyminen? Kuinka muutosta vahvistetaan? Kuinka liiketoiminnan arvontuotanto realisoituu?
Perjantaipresistelijämme Tobias Mehnert on Fortumin Digital Skills & Capabilities lead, jonka sieluun sattuu se, miten yleistä on hyvien järjestelmien matala käyttöaste. Tobias on luonut ja käyttänyt yllä olevaa konseptia Fortumilla menestyksekkäästi niin kunnossapidon, CRM, projektinhallinta- ja talousjärjestelmien käyttöasteen kehittämisessä.